نویسنده صدف فاضلی
پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمپ دفاتر فرآیندی ضروری و به معنی ثبت رسمی اطلاعات مالی اشخاص حقیقی و حقوقی است. این اقدام که به عنوان "پلمپ دفاتر قانونی" شناخته میشود، طبق ماده 6 قانون تجارت برای تمامی کسب‌وکارها الزامی است.
هدف از فرآیند پلمپ دفاتر قانونی جلوگیری از هرگونه تخل و تصرف یا تغییر تاریخ‌دار در ثبت اطلاعات مالی است.
رعایت این فرآیند علاوه بر جلوگیری از رد دفاتر و جرایم مالیاتی، موجب افزایش شفافیت مالی و اعتبار سازمان نزد مراجع قانونی میشود. همچنین پایبندی به الزامات ماده 6 قانون تجارت، کسب‌وکار را در مسیر صحیح انضباط مالی و پاسخ‌گویی قانونی قرار می‌دهد.
اهمیت پلمپ دفاتر در انضباط مالی کسب‌وکارها
پلمپ دفاتر قانونی یکی از پایه‌های اصلی شفافیت و نظم مالی در کسب‌وکارها است، چرا که امکان هیچ گونه تغییر، حذف یا دست‌کاری در اسناد حسابداری وجود نخواهد داشت و ثبت رویدادهای مالی قابل استناد خواهد بود.
این الزام قانونی که ریشه در ماده 6 قانون تجارت دارد، به سازمان‌ها کمک میکند تا از رد دفاتر و جرایم مالیاتی جلوگیری کرده و فعالیت مالی خود را مطابق با استانداردهای حسابداری پیش ببرند.
حذف دفاتر پلمپ فیزیکی
بر اساس بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم توسعه کشور، از مهر ماه سال 1403 برای نخستین بار، حذف دفاتر پلمپ فیزیکی برای اشخاص حقیقی و حقوقی اجرایی شد و فرآیند پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی جایگزین آن گردید. این تغییرات به طور کامل در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها عملیاتی شده و امکان ثبت و مدیریت دفاتر به صورت دیجیتال فراهم شده است.
هدف اصلی این تحول، علاه بر کاهش هزینه‌های فعالان اقتصادی و حفاظت از محیط زیست، تسهیل و تسریع در فرآیندهای مالی و حسابداری و رفع مشکلات اجرایی مرتبط با دفاتر فیزیکی بوده است.
همچنین سازمان امور مالیاتی موظف است دسترسی‌ها و گزارش‌های مورد نیاز را به مراجع ذی‌ربط ارائه کند.
تمامی اطلاعات مالی مودیان در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها ثبت میشود و این داده‌ها به عنوان جایگزین قانونی دفاتر پلمپ فیزیکی تلقی میشوند. بر این اساس، پلمپ دفاتر قانونی به صورت کاملا الکترونیکی انجام شده و نیازی به نسخه کاغذی نیست.
چه اشخاص و شرکت‌هایی موظف به تحریر و نگهداری دفاتر الکترونیکی هستند؟
اشخاص و شرکت‌هایی که مشمول فعالیت‌های تجاری، تولیدی، خدماتی یا بازرگانی اند، مسئول ثبت و نگهداری دفاتر قانونی به صورت دیجیتال و در سامانه الکترونیکی هستند. این الزام شامل تمام اشخاص حقوقی از جمله شرکت‌های سهامی، با مسئولیت محدود، تضامنی، تعاونی و موسسات غیرتجاری دارای فعالیت مالی است.
همچنین کسب‌وکارهایی که دارای کد اقتصادی، گردش مالی مشخص و فعالیت مستمرند موظف به تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی هستند.
علاوه بر اشخاص حقوقی، بسیاری از اشخاص حقیقی مشمول نظام مالیاتی نیز بنا بر گروه‌بندی تعیین‌شده در آیین‌نامه ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، ملزم به اخذ و ارائه دفاتر قانونی هستند.
صاحبان مشاغل گروه اول مانند فروشگاه‌های بزرگ، بازرگانان، تولیدکنندگان، صادرکنندگان، واردکنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات تخصصی نیز باید دفاتر خود را ثبت و پلمپ کنند.
آخرین مهلت قانونی برای پلمپ دفاتر
آخرین مهلت قانونی برای پلمپ دفاتر، پایان سال مالی قبل از شروه سال مالی جدید است؛ به عبارتی شرکت‌ها و اشخاص مشمول باید دفاتر روزنامه و کل خود را حداکثر تا آخرین روز اسفند ماه برای سال مالی بعد پلمپ کنند.
این مهلت طبق مقررات سازمان ثبت شرکت‌ها تعیین شده و عدم رعایت آن میتواند موجب رد دفاتر در زمان رسیدگی مالیاتی شود. توجه به این زمان‌بندی اهمیت بسیاری دارد، زیرا مراجع قانونی تنها دفتری را معتبر می‌دانند که پیش از شروع دوره مالی صدور و پلمپ شده باشد.
برای شرکت‌هایی که سال مالی آن‌ها با سال تقویمی متفاوت است، مهلت پلمپ تا آخرین روز از شروع سال مالی اختصاصی خواهد بود. به همین دلیل، سازمان‌ها باید با برنامه‌ریزی دقیق، هر سال پیش از پایان دوره مالی نسبت به ثبت درخواست پلمپ اقدام کنند تا در فرآیند حسابرسی و ارائه اظهارنامه دچار مشکل نشوند.
جریمه‌ها و تبعات قانونی عدم پلمپ دفاتر قانونی
عدم پلمپ دفاتر قانونی میتواند تبعات سنگین و جبران‌ناپذیری برای کسب‌وکارها به همراه داشته باشد؛ زیرا سازمان امور مالیاتی دفاتر ثبت‌نشده یا پلمپ‌نشده را غیرقابل استناد دانسته و آن‌ها را مردود اعلام میکند. مهمترین پیامد این موضوع، رد کامل دفاتر و تعیین درآمد مشمول مالیات به صورت برآوردی یا علی‌الراس است که معمولا منجر به مطالبه مالیات بسیار بیشتر از مقدار واقعی میشود.
مطابق ماده 193 قانون مالیات‌های مستقیم، عدم ارائه دفاتر قانونی یا عدم رعایت تکالیف قانونی مربوط به آن، مستقیما مشمول جرایم سنگین مالیاتی می‌گردد و مسئولیت‌های حقوقی گسترده‌ای را برای مالیات‌دهنده ایجاد میکند.
از دیگر تبعات عدم پلمپ می‌توان به جرایم تکلیفی، جرایم عدم ارائه اسناد و مدارک و فقدان قدرت دفاع در برابر ممیز مالیاتی اشاره کرد. کسب‌وکارهایی که دفاتر معتبر و پلمپ‌شده ندارند، در معانملت تجاری، عقد قراردادها، مناقصات، گرفتن تسهیلات بانکی و حتی انجام فرآیندهای حقوقی، دچار محدودیت زیادی میشوند.
علاوه بر آن، عدم رعایت این تکلیف قانونی میتواند اعتماد شرکا، سرمایه‌گذاران و مراجع نظارتی را کاهش داده و ریسکهای مالی و اعتباری سازمان را به طور چشمگیری افزایش دهد.
مراحل کامل و گام‌به‌گام پلمپ دفاتر قانونی
مراحل گام‌به‌گام پلمپ دفاتر قانونی در زیر آورده شده است:
- ورود به سامانه پلمپ دفاتر قانونی
اولین گام مراجعه به سازمان پلمپ دفاتر قانونی سازمان ثبت شرکت‌ها است. برای این منظور متقاضی باید وارد سامانه ثبت شرکت‌ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir شود و با انتخاب سربرگ "پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک" و انتخاب شخص مودی، درخواست صدور دفاتر قانونی خود را ثبت کند. - تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404
مودی باید فرم اظهارنامه را تکمیل کند که شامل مواردی مانند اطلاعات هویتی، نوع فعالیت و سال مالی است. دقت در این مرحله اهمیت زیادی دارد، زیرا هرگونه مغایرت یا خطا میتواند منجر به تاخیر صدور دفاتر یا رد درخواست شود. - بررسی و تایید نهایی صحت اطلاعات
پس از ثبت اظهارنامه، سامانه به طور خودکار اطلاعات وارد شده را بررسی میکند و در صورت صحت، تایید نهایی انجام میشود. این مرحله تضمین‌کننده اعتبار قانونی دفاتر پلمپ‌شده است. - پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی
مودی باید هزینه تعیین‌شده برای پلمپ دفاتر را به صورت آنلاین پرداخت کند تا درخواست وارد مرحله نهایی شود. - امضای الکترونیکی اظهارنامه
در این مرحله مودی باید امضای الکترونیکی اظهارنامه را انجام دهد تا فرآیند پلمپ به صورت رسمی و قانونی ثبت شود. ارائه گواهی امضای الکترونیکی مودی به 2 روش قابل انجام است:
روش اول – توکن سخت‌افزاری: مودی با مراجعه حضوری به یکی از دفاتر ثبت‌نام مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی عام به آدرس gica.ir میتواند توکن نرم‌افزاری را تهیه یا تمدید کند.
روش دوم – نرم‌افزار موبایل "کلید ثبت": مودیان می‌توانند نرم‌افزار "کلید ثبت" ر ا بر روی دستگاه‌های اندرویدی نصب کرده و پس از احراز هویت در نرم‌افزار، از بخش "مدیریت گواهینامه"، گواهی دیجیتال مربوط به اظهارنامه پلمپ را صادر کنند.
سامانه پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
سامانه پلمپ دفاتر قانونی یک پلتفرم رسمی است که توسط سازمان ثبت شرکت‌ها راه‌اندازی شده تا فرآیند صدور و پلمپ دفاتر به صورت آنلاین و سریع انجام شود.
این سامانه امکان ثبت درخواست، تکمیل اظهارنامه، بررسی اطلاعات و پیگیری وضعیت پلمپ دفاتر را برای صاحبان کسب‌وکارها و شرکت‌ها فراهم میکند و در کنار آن میتواند راهنمای جامعی برای نحوه ثبت شرکت و رعایت مراحل قانونی مرتبط با آن مانند انتخاب اسم شرکت نیز باشد، تا کسب‌وکارها از ابتدا فرآیندهای خود را مطابق با قوانین و استانداردهای حقوقی پیش ببرند.
راهنمای تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر
تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی اولین مرحله حیاتی برای رسمی‌سازی دفاتر روزنامه و کل (و در صورت نیاز دفتر دارایی و کپیه) در اداره ثبت شرکت‌ها است.
برای شروع صاحب کسب‌وکار باید به سامانه رسمی پلمپ دفاتر وارد شود و اطلاعات پایه شامل نام شرکت، نوع شخصیت حقیقی یا حقوقی، سال مالی، آدرس و کد پستی را وارد کند. صحت و تطابق این اطلاعات با مدارک هویتی و روزنامه رسمی از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا هرگونه اختلاف میتواند باعث رد درخواست یا نیاز به اصلاح شود.
پس از ثبت اولیه، اظهارنامه آمادده بررسی و تایید میشود و صاحب کسب‌وکار موظف است آن را با امضای مدیرعامل یا نماینده قانونی تایید کرده و همراه با مدارک تکمیلی مانند کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات به اداره ارسال کند.
پس از تایید نهایی اطلاعات توسط سامانه، امکان پرداخت هزینه پلمپ دفاتر و ثبت امضای الکترونیکی فراهم میشود. در نهایت، دفاتر پلمپ‌شده در اختیار صاحب کسب‌وکار قرار می‌گیرد و آماده ثبت دقیق روزانه تراکنش‌ها، درآمدها و هزینه‌ها میشوند.
مدارک لازم برای اخذ پلمپ دفاتر
برای صدور دفاتر پلمپ‌شده، ارائه مدارک معتبر و کامل الزامی است. مدارک لازم برای اخذ دفاتر پلمپ بر حسب دو مودی به صورت زیر است:
مدارک لازم برای اخذ پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و موسسات)
- اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات
- مدارک هویتی مدیرعامل یا نماینده قانونی
- وکالت‌نامه معتبر در صورت امضای اظهارنامه توسط وکیل
- کپی آگهی روزنامه رسمی تاسیس شرکت
مدارک لازم برای اخذ پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی (مشاغل مشمول مالیات)
- اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
- کارت ملی و شناسنامه معتبر
- کپی پروانه کسب یا مجوز فعالیت
- ارائه کد اقتصادی در صورت فعالیت‌های مشمول مالیات
زمان مناسب برای اخذ دفاتر قانونی و پلمپ آن‌ها
پلمپ دفاتر قانونی آخر هر سال مالی برای سال بعدی باید انجام شود. درواقع مودیان مشمول پلمپ دفاتر باید تا پایان اسفند ماه هر سال مالی به تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی سال بعد اقدام نمایند. بنابراین اگر مودیان در سال ۱۴۰۴ می‌خواهند پلمپ دفاتر انجام دهند، آخرین مهلت پلمپ دفاتر ۱۴۰۵ ، پایان اسفند ماه ۱۴۰۴ است.
آیا شرکت‌های بدون فعالیت هم موظف به دریافت پلمپ دفاتر تجاری هستند؟
بله. طبق ماده ۶ قانون تجارت، تمامی شرکت‌ها ملزم به داشتن دفتر قانونی هستند. در نهایت تمامی شرکت‌ها چه فعال و چه بدون فعالیت باید اقدام به دریافت پلمپ دفاتر تجاری کنند و اگر شرکت به صورت کلی هیچ فعالیتی ندارد. باید دفاتر پلمپ شده را از طریق سامانه به صورت خالی تسلیم اداره کند.
امضا الکترونیک پلمپ دفاتر
امضا الکترونیک پلمپ دفاتر درواقع امضایی است که به صورت اینترنتی و برای ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر استفاده میشود. امضا الکترونیک پلمپ دفاتر از طریق سامانه ثبت من (my.ssaa.ir) است و برای اخذ امضا، باید در این سامانه حساب کاربری ایجاد شود.
دلایل قانونی و مالیاتی رد دفاتر
رد دفاتر به دلایل زیادی ممکن است اتفاق بیفتد زیرا از مواردی است که باید با دقت انجام شود تا فرآیند پلمپ دفاتر قانونی به صورت اصولی انجام شود.
- از مهمترین دلایل قانونی و مالیاتی رد دفاتر می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- تأخیر در درخواست پلمپ (مهلت تا پایان اسفند هر سال)
- ناقص بودن مدارک یا عدم پرداخت هزینه‌های پلمپ
- عدم تکمیل امضای الکترونیکی اظهارنامه پلمپ
- عدم استفاده از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹
- تفاوت اطلاعات هویتی مانند نام شرکت، شناسه ملی یا شماره اقتصادی در دفاتر و اظهارنامه
با رعایت این موارد مراحل پلمپ دفاتر آسان‌تر و با سرعت بیشتری انجام میشود.
هزینه پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۵
هزینه پلمب دفاتر 1405 پس از تبدیل شدن پلمپ دفاتر قانونی از فیزیکی به الکترونیکی بسیار کاهش پیدا کرده است. برای این فرآیند فقط لازم است تمامی فعالیت‌های مالی در سامانه ثبت شود و در موعد مقرر در سامانه اقدام به پلمپ آن کرد. در خصوص هزینه ثبت الکترونیکی مبلغی به سازمان ثبت شرکت‌ها پرداخت میشود که توسط دولت تصویب شده است.
آموزش درخواست پلمپ دفاتر ۱۴۰۵
برای آموزش درخواست پلمپ دفاتر ۱۴۰۵ با اخذ مشاوره از کارشناسان حقوقی موسسات می‌توان با روند سریعتر می‌توان درخواست پلمپ دفاتر را در سامانه ثبت کرد. از موسسات حقوقی که همراه با مشاوره رایگان خدمات پلمپ دفاتر انجام می‌دهند، ارزان ثبت است.
موسسه حقوقی ارزان ثبت با سابقه بیش از ۲ دهه همراه با کارشناسان حقوقی مجرب این شرایط را برای تمامی کارآفرینان فراهم کرده تا بتوانند خیلی راحت و با سرعت بیشتر خدمات پلمپ دفاتر خود را هرسال مالی ثبت نمایند. برای اخذ مشاوره با کلیک بر مشاوره رایگان با کارشناسان حقوقی می‌توان ارتباط گرفت.