تنظیم صورتجلسه شرکت

در ارتباطات تجاری اینکه بتوانید صورتجلسه صحیح را تدوین و تنظیم نمایید از مواردی است که بسیار ارزشمند می باشد . در این مقاله به نکاتی که باید در تنظیم صورتجلسات تغییرات شرکت توجه نمایید نیز مطالعه نمایید.

ما در این متن به نحوه ثبت صورتجلسات در شرکت ها اشاره خواهیم کرد تا در کم ترین زمان به اهداف خود دست یابید. در این متن نیز چند نمونه صورتجلسه تنظیم شده در شرکت های تجاری خواهیم پرداخت. همراه ما باشید.

ارکان تنظیم صورتجلسه شرکت

جهت تحقق یا صورتجلسه که با موفقیت انجام شود ملزم به تنظیم نمودن صورتجلسه ای می باشید که ملیه استاندارد های لازم را در آن رعایت نماید. د راین صورت می توانید صورت جلسه تغییرات را انعکاس دهید باتوجه به توضیحات بالا هر فرم تغییرات شرکت و یا صورتجلسه دارای ارکانی می باشد:

• درج مشخصات اعضای شرکت کننده : کلیه مشخصات و اطلاعات شخصی اعضا با ثبت شماره معرفی نامه و یا مجور شرکت درج شود.
• امضای شرکت کنندگان : زمانی که صورتجلسه تنظیم شد افرادی شرکت کنندگان باید ذیل تمامی اوراق را امضا نمایند. تا صورتجلسه به رسمیت شناخته شود.
• دستور جلسه : در صورتجلسه باید اهداف جلسه و برگزاری آن نیز قید شود و هم چنین دعوت نامه ای که برای دعوت اعضا ارائه داده شده است نیز قید گردد.
• درج مطالب مطرح شده : مذاکرات و مطالبی که در جلسه عنوان شده است درج شود.
• زمان و مکان جلسه : الزامی است که تاریخ و ساعت برگزاری جلسه و مکانی دقیق برگزاری جلسه نیز به صورت دقیق درج شود.
• مصوبات جلسه و تکالیف جلسه بعدی برای اعضای جلسه در خصوص جلسات مهم و ادامه دار.

فرایند تنظیم و ثبت صورتجلسات شرکت

پس از اخذ تصمیمات بر حسب نوع مجمع و تنظیم آن با توجه به موارد فوق الذکر باید به سامانه اداره ثبت شرکتها مراجعه نمود و ضمن ورود مشخصات متقاضی و یا وکیل او و مشخص کردن نوع تصمیم و نوع مجمع سایر اطلاعات خواسته شده را وارد نمود.

سپس با پذیرش نهایی اطلاعات ثبت تغییرات برای اداره ثبت شرکتها ارسال می شود و پس از آن باید با مراجعه به سایت از تاییدیه ثبت نام خود مطلع شوید که البته به شکل پیامک نیز برای شخصی که شماره همراهش در ثبت سامانه وارد شده است ارسال می شود.

پس از این تاییدیه شما باید مدارک لازم اعم از مدارک شناسایی شرکا و مدارک ثبتی شرکت را به همراه دو  نسخه از صورتجلسه که به امضا شرکا رسیده است را  را به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید . البته در این مرحله ممگن است اطلاعات ثبت نامی شما تایید نشده باشد ، که در این صورت بر حسب ایرادات  وارد شده  باید نسبت به رفع ایراد اقدام کنید.

این اخطار ممکن است پس از  ارسال مدارک نیز به شما اعلام شود که معنی آن اینست که مدارکتان ناقص بوده است که در این صورت باید ضمن رفع نقص ارسال مجدد انجام دهید و چنانچه مدارک شما تایید شد با رجوع به سازمان ثبت  یک نسخه از صورتجلسه را که به امضا و مهر اداره ثبت شرکت رسیده است را تحویل بگیرید و جهت چاپ آن در روزنامه رسمی مبادرت ورزید. ارزان ثبت در تمام این مراحل جهت تنظیم و ثبت صورتجلسه راهنمای شما عزیزان است .

• ثبت انواع شرکت های تجاری
• ثبت شرکت های تخصصی
• برند و مالکیت معنوی
• ثبت تغییرات شرکت

برای پیشبرد اهداف و تصمیم گیری های قانونی و ثبت صورتجلسه شرکت ها تنها کافی است با کارشناسان مجرب ارزان ثبت تماس بگیرید و از مشاوره رایگان آن ها بهره ببرید.

اصول و قالب صورتجلسات

در اصل قالب صورتجلسات باید از قبل تنظیم شود که این مورد بر اساس خط مشی شرکت مشخص می شود که معمولا از قبل آن را تهیه کرده اند.

برای استفاده واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی تدوین صورتجلسه نقش کلیدی نیز دارد.

زیرا زمانی که صورتجلسه را به صورت مکتوب ارائه می دهید بیشتر می توانید مفهوم و هدف را برسانید و تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس می کنند.

مفادی که در صورتجلسه شرکت ذکر می شود عبارتست از :

1. عنوان صورتجلسه،”صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده.
2. نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت  و شماره ثبت
3. سرمایه ثبت شده ی شرکت.
4. محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی.
5.  دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی.
6. در صورتی که تعداد اعضاء شرکت محدود باشد نام و نام خانوادگی و تعداد سهام آن ها.
7. تعیین اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت سهامی)
8. نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تغییر ماده یا موادی از اساسنامه شرکت و یا مواردی که در صلاحیت مجمع فوق می باشد با ذکر جزئیات مربوط به آن. ارزان ثبت تنظیم صورتجلسات شرکت را سریع و آسان برای متقاضیان محترم به انجام می رساند.

نقش صورتجلسه نویس

شخصی که صورتجلسه را تنظیم می نماید می تواند در جلسه حضور داشته باشد و با قواعد و قوانین تنظیم صورتجلسه آشنایی کامل داشته باشد.

در تنظیم صورتجلسه می توان از نرم افزارهای کامپیوتری استفاده نمایید تا به شما کمک نمایند که راحتتر و بهتر تنظیم آن را انجام دهید.

این مورد اموره جایگزین قلم و کاغذ شده است.

الگوی استاندارد صورتجلسه

1. صورت جلسات معمولا به صورت استاندارد این اجزا را دارند:
2. ساعت٬ تاریخ و مکان
3. حاضران و معذرت خواهی از غایبان
4. نتایج کلیدی از جلسه – تصمیمات گرفته شده٬ اقدامات توافق شده و مسائل مطرح شده

موارد اصلی در نوشتن صورتجلسه

1.  عنوان(سرتیتر):درابتدای صفحه عنوان،صورتجلسه قید می گردد.
2.  دستور جلسه(موضوع جلسه)
3.  زمان جلسه
4.  مشخصات اعضاءشرکت کننده (رئیس جلسه-دبیر جلسه-اعضاءجلسه)
5.  مکان جلسه
6.  مطالب مطروحه
7.  تصمیمات اتخاذ شده (در چند بند آورده می شود)
8.  تکلیف جلسه بعدی (توسط رئیس جلسه وبا توافق اعضاءمشخص می شود)
9. امضا شرکت کنندگان

نمونه صورتجلسه شرکتهای تجاری

• نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه برای انتخاب مدیران و بازرسین ، روزنامه و تصویب تراز در شرکتهای سهامی خاص

نام شرکت : ………………………………………
شماره ثبت شرکت : …………………………
سرمایه ثبت شده : …………………………
شناسه ملی : ………………………………..
صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه شرکت ………… سهامی خاص ثبت شده به شماره …….…… در تاریخ …………… ساعت……… با حضور کلیه / اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت (اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف: در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
1ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت رئیس جلسه
2ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت ناظر جلسه
3ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت ناظر جلسه
4ـ خانم/ آقای………………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه، 1ـ انتخاب مدیران 2ـ انتخاب بازرسین 3ـ انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4ـ تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
ب : 1ـ اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای ………. به شماره ملی …………………… خانم/آقای …….. به شماره ملی …………………… خانم/آقای ……….. به شماره ملی ……………………  برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.

مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت میتواند رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
ب ـ 2ـ با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم / آقای ………..  به شماره ملی ……………… به سمت بازرس اصلی خانم / آقای …………. به شماره ملی …………………  به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
ب ـ 3ـ روزنامه کثیرالانتشار ………………………… جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
ب ـ4ـ پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال…………………. مورد تصویب قرار گرفت.
ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره و بازرسین ضمن قبولی سمت خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و147 . 126 لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم.
د: به خانم / آقای ………………………… احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء هیات رئیسه:  رئیس جلسه ……………..…    ناظر جلسه ………………     ناظرجلسه………………
منشی جلسه ……………………
امضا اعضای هیئت مدیره :
1 ـ ……………………   2 ـ ……………………   3ـ ……………………    4 ـ  ……………………
امضاء بازرسین:                            بازرس اصلی                          بازرس علی البدل:

بسمه تعالی

• نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین ،روزنامه و تصویب تراز در شرکتهای سهامی خاص

نام شرکت : ………………………………………
شماره ثبت شرکت : …………………………
سرمایه ثبت شده : …………………………
شناسه ملی : ………………………………..
صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاه شرکت ………… سهامی خاص ثبت شده به شماره …….…… در تاریخ …………… ساعت……… با حضور کلیه / اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت (اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف: در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
1ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت رئیس جلسه
2ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت ناظر جلسه
3ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت ناظر جلسه
4ـ خانم/ آقای………………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه، 1ـ انتخاب مدیران 2ـ انتخاب بازرسین 3ـ انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4ـ تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
ب : 1ـ اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای ………. به شماره ملی …………………… خانم/آقای …….. به شماره ملی …………………… خانم/آقای ……….. به شماره ملی ……………………  برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.

مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت میتواند رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
ب ـ 2ـ با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم / آقای ………..  به شماره ملی ……………… به سمت بازرس اصلی خانم / آقای …………. به شماره ملی …………………  به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
ب ـ 3ـ روزنامه کثیرالانتشار ………………………… جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
ب ـ4ـ پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال…………………. مورد تصویب قرار گرفت.
ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره و بازرسین ضمن قبولی سمت خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و147 لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم .
د: به خانم / آقای ………………………… احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء هیات رئیسه:  رئیس جلسه ……………..…    ناظر جلسه ………………     ناظرجلسه………………
منشی جلسه ……………………
امضا اعضای هیئت مدیره :
1 ـ ……………………   2 ـ ……………………   3ـ ……………………    4 ـ  ……………………
امضاء بازرسین:                            بازرس اصلی                          بازرس علی البدل:

بسمه تعالی

• نمونه صورتجلسه  هیات مدیره در خصوص تعیین سمت  و دارندگان امضاء مجاز در شرکتهای سهامی

نام شرکت : ………………………………………
شماره ثبت شرکت : …………………………
سرمایه ثبت شده : …………………..………
شناسه ملی : ………………………………..
جلسه هیات مدیره شرکت ……………..…..……… سهامی خاص ثبت شده به شماره ……………. با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در تاریخ ……………… ساعت………… در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود)  تشکیل و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.
الف :  1ـ خانم/ آقای ……………………. به شماره ملی …………… به سمت رئیس هیئت مدیره
2ـ خانم/ آقای …………………… به شماره ملی …………….به سمت نایب رئیس هیئت مدیره
3ـ خانم/ آقای ……………………به شمارملی ……………….به سمت مدیر عامل و عضو هیئت مدیره
ب :  کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت از قبیل چک ، سفته ، بروات ، قراردادها و عقوداسلامی با امضاء ……..……….…… همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.
ج:  اینجانبان اعضاء هیات مدیره ومدیر عامل ضمن قبولی سمت خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و126 لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم .
د :  به خانم /آقای ……………..……… احدی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت  صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

محل امضاء اعضای هیات مدیره:
1 ـ ……………………   2 ـ ……………………   3ـ ……………………    4 ـ  ……………………

بسمه تعالی

• نمونه صورتجلسه تغییر محل در شرکتهای سهامی خاص

نام شرکت : ………………………………………
شماره ثبت شرکت : …………………………
سرمایه ثبت شده : …………….……………
شناسه ملی : ………………………………..
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده شرکت ………………. سهامی خاص ثبت شده به شماره ……… در تاریخ …………. ساعت………………..با حضور کلیه / اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت ( درصورتی که مجمع در غیر محل شرکت تشکیل شده آدرس آن محل در قسمت محل قانونی شرکت نوشته شود) تشکیل گردید.
الف: در اجرای مفاد ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
1ـ خانم/ آقای …………………………………  به سمت رئیس جلسه
2ـ خانم/ آقای …………………………………  به سمت ناظر رئیس
3ـ خانم/ آقای …………………………………  به سمت ناظر جلسه
4ـ خانم / آقای…………………………………  به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.

ب: دستور جلسه،  تغییر محل شرکت مورد بحث و بررسی قرار گرفت در نتیجه محل شرکت از آدرس ………………………………………………………………….  خیابان ………………….کوچه…………………. پلاک………………… کدپستی …………….. به آدرس …………………………………………………………….  خیابان………………. کوچه……………… پلاک …………….  کدپستی………………. تغییر یافت و ماده  …………….  اساسنامه به شرح فوق اصلاح می گردد.

ج: به خانم/ آقای……………………….. (احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت) وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبث صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء هیات رئیسه جلسه:
رئیس جلسه: ………………………   ناظر جلسه :  ……………………… ناظر جلسه : ………………………  منشی جلسه : ………………………